Job Application Letter: Pengertian, Struktur, Contoh dan Cara Membuat

SkolarEnglish.Com - JOB APPLICATION LETTER. Pada tingkat pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) kelas XII, salah satu materi yang sangat penting dalam mata pelajaran Bahasa Inggris adalah mengenai penulisan surat lamaran pekerjaan (Job Application Letter). 

Hal ini tentunya relevan dengan tujuan akhir pendidikan SMK yang mempersiapkan siswa untuk langsung terjun ke dunia kerja. Surat lamaran pekerjaan adalah salah satu dokumen penting yang digunakan untuk melamar pekerjaan di sebuah perusahaan. 

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam mengenai materi pelajaran Bahasa Inggris SMK kelas XII tentang Job Application Letter, mulai dari pengertian, struktur, hingga contoh serta tips dalam menulis surat lamaran pekerjaan yang efektif.

A. DEFINITION OF APPLICATION LETTER

An application letter or  a  cover  letter  is  a  letter  of  introduction  that  highlights  your  key accomplishments and fit for a job Opening. a cover letter adds focus to your resume.

Resume is a document which includes education, experience, skill and accomplishment that is used to apply for jobs. CV (Curriculim Vitae) is an-depth document that can be laid out over two or more pages and it contains a high level of detail about your achievements, a great deal more than just a career biography.

Surat lamaran pekerjaan (Job Application Letter) adalah surat resmi yang digunakan untuk mengajukan permohonan pekerjaan di sebuah perusahaan atau instansi. Surat ini berfungsi untuk memberi informasi tentang siapa diri kita, mengapa kita tertarik dengan posisi yang ditawarkan, serta mengapa kita layak untuk mendapatkan pekerjaan tersebut.

Surat lamaran pekerjaan biasanya disertakan bersama dengan curriculum vitae (CV) atau daftar riwayat hidup yang berisi informasi lebih rinci mengenai latar belakang pendidikan, keterampilan, dan pengalaman kerja. 

Surat lamaran pekerjaan harus ditulis dengan bahasa yang formal dan profesional. Hal ini penting karena surat ini akan menjadi kesan pertama yang dilihat oleh pihak perusahaan terhadap pelamar kerja. 

Dengan demikian, kemampuan dalam menulis surat lamaran pekerjaan yang baik dan benar menjadi keterampilan yang sangat diperlukan oleh siswa SMK kelas XII, terutama yang akan segera memasuki dunia kerja.

B. FUNCTION OF APPLICATION LETTER

1. As a written proof when applying for a job. 

2. As a means of communication.

3. As a consideration for employee

C. GENERIC STRUCTURE OF APPLICATION LETTER (PART OF APPLICATION LETTER)

Parts of Application Letter / Bagian bagian Surat lamaran kerja :

1. Your address

2. Date

3. The address of the company you are writing to. Use complete title and address;

4. Greeting/Salutation

5. Body/Content :

   - Opening paragraph

   - Middle Paragraph

   - Closing

6. Signature

7. Name

Text structure of job Application Letter

1. To whom/Address:

2. Salutations:

3. Contents

4. Statement of purpose:

5. Qualifications:

6. Experience:

7. Closure:

D. LANGUAGE OF APPLICATION LETTER

- Use Tenses correctly 

Past Tense: "I worked as an intern at XYZ Company last year." 

Present Tense: "I have strong communication skills."

- Use Contraction example he is, she is, have not, they are 

- Use Grammatically correct sentences

- Do not use offensive language

Contoh yang benar:

"I am writing to apply for the position of Marketing Assistant."

"I would be grateful for the opportunity to discuss my qualifications further."

Contoh yang salah:

"I’m applying for the marketing job."

"I’d love to talk about how I can help your company."

E. WRITE APPLICATION LETTER

1. Date Line/ Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Contoh:

• Bandar Lampung, 26 April 2016

• Jakarta, February 4th 2016

Pastikan disaat anda menulis Date Line, tidak melebihi batas akhir waktu pengiriman surat.

2. Inside Address/ Alamat Tujuan.

Contoh:

General Television and Radio. Inc

Jln. Jendral Sudirman No 342

JAKARTA 14700

Pastikan disaat anda menulis Inside Address dengan lengkap dan akurat. Hal ini membantu agar Surat Lamaran yang anda buat sampai tujuan dan tidak salah alamat. Hal yang perlu diperhatikan adalah :

Nama perusahaan (General Television and Radio. Inc)

Alamat Perusahaan (Jln. Jendral Sudirman No 342, JAKARTA 14700) Sertakan nama Kota dan Kode post, itu akan lebih baik.

3. Salutation/ Greeting/ Salam Pembuka

Contoh:

Dear Sir,

Dear Mr. Rudolph,

Dari contoh di atas saya menggunakan “Dear Sir”, artinya apabila anda tidak atau belum mengetahui siapa nama pemimpin/ kepala bagian di dalam sebuah perusahaan yang ingin anda lamar. Maka penggunaan contoh di atas bisa anda terapkan pada saat anda membuat Surat Lamaran. Tetapi apabila anda sudah mengetahui siapa nama pemimpin di perusahaan itu, maka anda dapat menggunakan contoh no-2 Dear Mr. Rudolph,

4. Opening Paragraph/ Paragraf Pembuka

Contoh:

I am writing this letter in response to your advertisement regarding Job Vacancy as General Manager published at Jakarta Post ( January 28, 2016). I am interested in applying for that position. Please find attached files of my CV and other required documents.

Pada Paragraf Pembuka ada beberapa hal yang harus anda pahami:

1. Menentukan Posisi 

Maksudnya adalah Pada Paragraf Pembuka, anda akan menulis tentang salah satu posisi atau jabatan yang ada dalam Iklan Lowongan Pekerjaan/ Job Vacancy. Dalam contoh di atas posisi atau jabatannya adalah sebagai General Manager (as General Manager). Anda bisa memilih posisi sesuai dengan kebutuhan yang ada di suatu perusahaan yang membuka lowongan pekerjaan tentunya. Pastikan anda memiliki kualifikasi yang dibutuhkan.

2. Menjelaskan Sumber Informasi 

Maksudnya adalah pada Paragraf Pembuka, anda bisa (hal ini tidak wajib) menuliskan tentang darimana anda mendapatkan sumber mengenai Lowongan Pekerjaan itu. Tetapi bilamana anda mempunyai sumber informasi tentang Lowongan Pekerjaan itu, lebih baik anda menuliskannya seperti pada contoh di atas. (at Jakarta Post ( April, 28, 2016))

3. Lampiran 

Maksudnya adalah pada Paragraf Pembuka khususnya pada kalimat terakhir, anda dapat menulis tentang data diri anda secara detail/ spesifik pada sebuah lampiran/ dokumen yang anda sertakan bersamaan dengan Surat Lamaran yang anda buat (attached files of my CV and other required documents). Lampiran ini dapat berupa:

(CV) Curriculum Vitae/ Daftar Riwayat Hidup

Identity Card/ KTP

Certificate/ Ijazah

Photo/Foto

and many more

Maksud dari kalimat attached files of my CV and other required documents adalah selain CV anda melampirkan dokumen-dokumen anda yang lain. Dokumen-dokumen lain yang dimaksud seperti: Ijazah/ KTP/ Foto, dan lain-lain.

5. Body Paragraph/ Paragraf Isi

Contoh:

I graduated from Esa Unggul majoring in Management in 2025 and has experience in working for two years. I am capable of operating Word Processor, Excel, PowerPoint, MYOB, ZAHIR and a little bit about PhotoShop. I am very flexible with anyone besides me. I am responsible for my job, reliable, independent, discipline, as well as humorous. I have proved that my work during an employee was excellent.

Pada Paragraf Isi ada beberapa hal yang harus anda pahami.

1. Educational Background

Maksudnya adalah pada bagian Paragraf Isi, anda dapat menulis tentang Latar Belakang Pendidikan Terakhir anda. Dalam contoh di atas (at Esa Unggul majoring at Management in 2013) adalah Latar Belakang Pendidikan Terakhir Pelamar/ Applicant. 

2. Experince

Maksudnya adalah pada bagian Paragraf Isi, anda dapat menuliskan tentang pengalaman anda bekerja. Pengalaman ini tidak wajib dituliskan apalagi bagi anda yang masih menjadi status Fresh Graduated/ Lulusan Baru. Tetapi apabila anda sudah memiliki banyak sekali pengalaman, seperti dalam contoh di atas (has experience in working for two years) maka sebaiknya anda menuliskan itu, karena untuk peluang anda akan di terima di perusahaan tersebut sangat besar. Ditambah lagi apabila anda memiliki skill/ kemampuan yang baik. Simak bagian ke-3 dibawah ini!

3. Skills

maksudnya adalah pada bagian Paragraf Isi, anda dapat menuliskan semua Kemampuan/ Skill dan Karakter yang anda miliki. Hal ini memudahkan anda untuk diterima di perusahaan yang anda lamar. Skill dalam contoh di atas (operating Word Processor, Excel, Power Point, MYOB, ZAHIR and a little bit about Photo Shop.) dan karakter dalam contoh di atas adalah (flexible with anyone beside me. I am responsible with my job, reliable, independent, dicipline, as well as humorous)

6. Closing Paragraph/ Paragraf Penutup

Contoh:

I hope that you will interview me to negotiate and investigate my skills and expertise as soon as possible.

Pada Paragraf  Penutup hal yang harus anda perhatikan tidak lah terlalu rumit. Anda cukup menulis dengan harapan bahwa anda segera di-interview dan di-test secepatnya untuk mengetahui  seberapa hebat Kemampuan/ Skill yang anda miliki. Pada contoh di atas,(interview, negotiate, investigate my skills, as soon as possible) ini lah bagian terpenting tentang Paragraf Penutup/ Closing Paragraph.

7. Closing Greeting/ Salam Penutup

Contoh:

Thank you very much for your time and consideration.

Pada Salam penutup ucapan “Terima Kasih” adalah hal yang harus ditulis. Dalam contoh diatas (Thank you very much for your time and consideration) ada 2 hal yang harus diwakilkan dalam ucapan Terima Kasih yaitu: Terima Kasih atas Waktu dan Terima Kasih atas Pertimbangannya.

7.1.  Complimentary Close

Contoh:

Sincerely yours,

7.2.  Sender’s Signature and Name

Contoh:

Romana Maya, S.M.

Contoh Application Letter

Jakarta, February 4th, 2016

General Television and Radio. Inc.

Jln. Jendral Sudirman No 342

JAKARTA 14700

Dear Sir,

I am writing this letter in response to your advertisement regarding Job Vacancy as General Manager published at Jakarta Post (January 28, 2016). I am interested in applying for that position. Please find attached files of my CV and other required documents.

I graduated from Esa Unggul majoring in Management in 2013 and has experience in working for two years. I am capable of operating Word Processor, Excel, PowerPoint, MYOB, ZAHIR and a little bit about PhotoShop. I am very flexible with anyone besides me. I am responsible for my job, reliable, independent, discipline, as well as humorous. I have proved that my work as an employee was excellent.

I hope that you will interview me to negotiate and investigate my skills and expertise as soon as possible.

Thank you very much for your time and consideration.

Sincerely yours,

BAHYUDIN NOR, S.Pd.I

Kesimpulan

Struktur surat lamaran pekerjaan memiliki format yang jelas dan terorganisir, yang memungkinkan pelamar untuk menyampaikan informasi secara sistematis kepada pihak perusahaan. Setiap bagian dari surat lamaran memiliki tujuan tertentu, mulai dari memperkenalkan diri, menjelaskan kualifikasi, hingga meminta kesempatan wawancara. 

Dengan memahami dan mengikuti struktur surat lamaran yang baik, pelamar dapat meningkatkan peluang mereka untuk diterima bekerja.

Jika ini dirasa bermanfaat, tolong beritahu teman-teman yang lain dan bisa berkunjung lagi ke sini di https://www.skolarenglish.com/